Beste coöperanten,

 

[Samenvatting aan het eind van de pagina]

 

Ook dit jaar verstoort het coronavirus de organisatie van onze algemene vergadering en verhindert het ons bijeen te komen om u de terugblik op het afgelopen jaar te geven.

Tijdens onze vergadering van september 2020 had u vóór de vergadering op afstand gestemd, op grond van tijdelijke Koninklijke Besluiten voor toepassing in het kader van de pandemie. Die Koninklijke Besluiten zijn niet langer van kracht.

Op 14 en 17 mei zullen de buitengewone en gewone algemene vergaderingen van Citizenfund SC worden gehouden. Onze huidige statuten staan ons niet toe u in de vereiste vorm persoonlijk uit te nodigen voor deze twee vergaderingen. Om het jaar 2020 af te sluiten en enkele wijzigingen in onze statuten aan te brengen (waaronder de toelating van elektronisch stemmen), hebben wij echter uw stemmen nodig.

Wij nodigen u dan ook uit om bij volmacht te stemmen voor deze gewone en buitengewone algemene vergaderingen, waarvoor u hieronder de agenda’s en bijbehorende documenten vindt.

Er zij op gewezen dat de wijziging van de statuten waarover tijdens de buitengewone algemene vergadering zal worden gestemd, slechts kan plaatsvinden met een meerderheid van de ontvangen volmachten (d.w.z. minimaal 96 volmachten). Indien dit aantal niet wordt bereikt, zal de Algemene Vergadering niet kunnen stemmen en zal de Raad van Bestuur een tweede Algemene Vergadering moeten bijeenroepen. Wij rekenen op uw medewerking om ervoor te zorgen dat de eerste bijeenkomst voldoende is.

Neemt u de tijd om de documenten te lezen die tot uw beschikking staan en aarzelt u niet om ons uw vragen te stellen voordat u bij volmacht stemt. Stuur ons uw vragen tot maandag 10 mei 23.59 uur per e-mail naar info@citizenfund.coop met “AG 2021 Questions” in de onderwerpregel. Wij zullen de vragen bundelen en u de antwoorden per e-mail toesturen tegen woensdag 12 mei 2021.

Volmachten worden verwacht uiterlijk donderdag 13 mei 2021 om 12.00 uur, per e-mail naar info@citizenfund.coop met vermelding van “Vote AG 2021” in het onderwerp van de e-mail of naar ons postadres: Citizenfund scrl, chaussée de Louvain 775, 1140 Evere.

 


De Buitengewone Algemene Vergadering van Citizenfund SCRL zal worden gehouden op vrijdag 14 mei 2021 om 14 uur, ten kantore van de notarissen Gérard INDEKEU en Dimitri CLEENEWERCK de CRAYENCOUR, te Brussel. De vergadering zal niet online worden uitgezonden.


De Gewone Algemene Vergadering van Citizenfund SCRL wordt gehouden op maandag 17 mei 2021 om 18.00 uur op de hoofdzetel. De vergadering zal niet online worden uitgezonden. Op dezelfde dag, maandag 17 mei, om 20.00 uur, zal een voor iedereen toegankelijke onlinediscussie worden georganiseerd om u te informeren over de genomen besluiten en de conclusies van de vergadering.


 

Agenda en procedure voor twee algemene vergaderingen :

Buitengewone Algemene Vergadering van 14 mei 2021 om 14.00 uur

Agenda

  1. Wijziging van de statuten (hier voorgesteld).
    – Aanpassing aan de nieuwe bedrijfscode.
    – Toevoeging van C-aandelen aan 50 € en D-aandelen aan 250 € voor CoopUs (Finance&invest.brussels).
    – Afschaffing van de leeftijdsbeperking voor natuurlijke personen die op aandelen B inschrijven.
    – Toevoeging van vermeldingen in verband met het verkrijgen van het BCorp-label.
    – Toevoeging van de ontvangst van schenkingen of legaten in het kader van haar activiteiten.
    – Toevoeging van de mogelijkheid om algemene vergaderingen langs elektronische weg te houden en vóór de vergadering schriftelijk te stemmen.
  2. Aanneming van het nieuwe gecoördineerde statuut waarin de bovengenoemde wijzigingen zijn opgenomen.

Procedure

De Buitengewone Algemene Vergadering van Citizenfund CVBA wordt gehouden op vrijdag 14 mei 2021 om 14.00 uur ten kantore van de notarissen Gérard INDEKEU en Dimitri CLEENEWERCK van CRAYENCOUR, te Brussel.

De Vergadering zal plaatsvinden indien ten minste 97 volmachten voordien zijn ontvangen. De Vergadering zal niet online worden uitgezonden. U moet vóór donderdag 13 mei bij volmacht stemmen. Indien dit aantal niet wordt bereikt, zal de Algemene Vergadering geen besluit kunnen nemen en zal de Raad van Bestuur een tweede Algemene Vergadering moeten bijeenroepen die over dezelfde agenda zal beslissen en die zal worden gehouden onafhankelijk van het aantal aanwezigen en zal plaatsvinden op maandag 31 mei. Wij rekenen op u om ervoor te zorgen dat de eerste ontmoeting voldoende is!

Alle besluiten op de agenda moeten worden aangenomen met een meerderheid van 4/5 (80%) van de uitgebrachte geldige stemmen. Ter herinnering: elk lid heeft recht op één stem, ongeacht het aantal aandelen dat hij of zij bezit en ongeacht de categorie aandelen die hij of zij bezit.

Gewone algemene vergadering van 17 mei 2021 om 18.00 uur

Agenda

  1. Stemming over de notulen van de Algemene Vergadering 2020
  2. Verslag van de Raad van Bestuur
  3. Presentatie van de jaarrekening voor het begrotingsjaar 2020
  4. Stemming over de goedkeuring van de jaarrekening over het begrotingsjaar 2020
  5. Stemming over de bestemming van het resultaat 2020
  6. Stemming over de kwijting van de bestuurders voor het begrotingsjaar 2020
  7. Indiening en stemming over de begroting voor 2021
  8. Stemming over de wijzigingen in het nieuwe reglement van orde
  9. Stemming voor nieuwe leden van het selectiecomité

Procedure

De Gewone Algemene Vergadering van Citizenfund SCRL wordt gehouden op maandag 17 mei 2021 om 18.00 uur op de hoofdzetel. De vergadering zal niet online worden uitgezonden. U moet vóór donderdag 13 mei bij volmacht stemmen. U zult worden uitgenodigd om deel te nemen aan een informele onlinediscussie na deze vergadering op maandag 17 mei 2021 om 20.00 uur.

Ter herinnering: elk lid heeft recht op één stem, ongeacht het aantal aandelen dat hij of zij bezit en ongeacht de categorie aandelen die hij of zij bezit. Alle besluiten van de Algemene Vergadering moeten worden genomen met een meerderheid van 75% van de geldig uitgebrachte stemmen.

Documenten

Om in de best mogelijke omstandigheden bij volmacht te kunnen stemmen, treft u bij deze oproeping de volgende documenten aan De documenten zijn in het Frans. Neem contact met ons op als u een Nederlandse versie wenst.

Al deze documenten zijn ook beschikbaar op de volgende link.

 

Wij zijn ons er terdege van bewust dat deze situatie niet ideaal is en wij betreuren het dat wij u niet persoonlijk kunnen uitnodigen voor deze twee algemene vergaderingen. Toch vragen wij u om bij volmacht te stemmen. Wij zien ernaar uit u te ontmoeten op onze informele bespreking na de twee algemene vergaderingen om u op de hoogte te brengen van de genomen besluiten en de vorderingen van Citizenfund.

Tot ziens,

 

Het Citizenfund team

 

 


In samenvatting :

  • Dit is een oproeping voor onze Buitengewone Algemene Vergadering en Gewone Algemene Vergadering.
  • Lees de beschikbare documenten
  • Vóór 10 mei: stel uw vragen per mail.
  • Vóór 13 mei: stuur de volmacht per mail of per post terug.
  • Op 14 mei vindt de Buitengewone Algemene Vergadering plaats, die u helaas niet zult kunnen bijwonen. Daarom hebben we jullie volmachten nodig.
  • Op 17 mei vindt de gewone Algemene Vergadering plaats. U zult helaas niet aanwezig kunnen zijn. Daarom hebben wij uw volmachten nodig.
  • 17 mei om 20.00 uur: videoconferentiebijeenkomst voor een informele discussie. Meer informatie volgt.